Reader Leitfaden für den Stura-GA

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Leitfaden für den Geschäftsführenden Ausschuss (GA) des Studierendenrats (StuRa)

Der GA besteht aus zwei StuRa-Mitgliedern und wird i. d. R. alle zwei Wochen in jeder Sitzung neu gewählt.

Vor der Sitzung (i. d. R. ca. zwei Wochen vorher)

E-Mails bearbeiten (idealerweise täglich):

- Unbearbeitete = fett markierte Mails lesen und beantworten; falls nicht möglich wieder als fett markieren (in Thunderbird Taste "m")

- E-Mails bezüglich Beratung zu Förderanträgen bzw. zu Abrechnungen ggf. direkt an die Angestellten (= das Büro – buero@stura-tuebingen.de) weiterleiten bzw. auf E-Mail-Adresse des Büros hinweisen (und Büro ins CC setzen)

E-Mail-Account

https://webmail.schokokeks.org (www.webmail.stura-tuebingen.de)

Login:

ga@stura-tuebingen.de

Passwort: bei GA der letzten Woche, Büro oder Exekutivorgan erfragen

- Bei Unklarheiten an vorigen GA, das Büro oder das Exekutivorgan wenden
- Antragstellern, deren E-Mail nicht im Ordner „Anträge“ auftaucht, auf die Adresse antraege@stura-tuebingen.de verweisen ? - Anträge sollte einheitlich über diese Adresse eingereicht werden
- Antragsteller*innen, die Aufgrund der Förderrichtlinien eingeladen werden sollten, zur Sitzung einladen – z. B. bei Fördervolumen über (ab?) 200 Euro vllt wie in Förderrichtlinien: bei "Volumen von über 200 Euro"

- heißt das ab 200 oder ab 201 €?

- In Abstimmung mit dem Büro Anträge auf grundsätzliche Förderbarkeit überprüfen - bei Unklarheiten beim Finanzreferat bzw. AK Finanzen oder beim Büro nachfragen => bei letzten Zweifeln kurze, schriftliche Bewertung durch das Finanzreferat formulieren lassen

- Sitzungsrelevante Briefe aus den Briefkästen im Clubhaus und in der Neuen Aula legt das Büro im roten Sitzungsordner ab bzw. informiert darüber den GA und/oder die Exekutive

Nextcloud:

- Über das Büro einen Zugang erstellen lassen: Zugang zur aktuellen Sitzung als GA immer gegeben, egal ob Mitglied oder nicht. Voraussetzung: Verschwiegenheitserklärung

- Das Büro erstellt einen neuen Sitzungsordner und legt darin relevante Post ab (meist E-Mails, ggf. auch eingescannte Post) sowie die eingegangenen Anträge und schwärzt diese in einem separaten Unterordner, wenn nötig – nur mit Vornamen der Antragsteller, keine privaten (Mail-)Adressen oder Telefonnummern

- Die Vorlage zur Sitzungseinladung/Tagesordnung per Wiki (oder Word-Vorlage im Nextcloud-Sitzungsordner) zwischenspeichern und dann als PDF dort ablegen

- Nach der Sitzung das vorläufige Protokoll als Word- und als PDF-Datei hinzufügen

Zur Sitzung einladen:

- Vorläufige TO in der Sitzungseinladung erstellen und festlegen

- Vorlage auf Wiki oder auf Nextcloud verwenden und bis spätestens sechs Kalendertage vor der Sitzung (an einem Dienstag bis 23:59 Uhr) versenden.

- Per E-Mail an StuRa-Mitglieder via Verteiler stura@lists.stura-tuebingen.de - Inhalt: Voraussichtliche Tagesordnung (TO) und ggf. geschwärzte Anträge als Anhang

- Veröffentlichung auf der Homepage und Aushang im Clubhaus übernimmt i. d. R. das Büro

- Die Sitzungseinladung kann auch schon einige Tage vor der Deadline abgeschickt werden und spätere Anträge einfach über den Verteiler - ggf. geschwärzt - nachgereicht werden.

Sitzungsordner:

Das Büro stellt am Sitzungstag den roten GA-Ordner zusammen (Einladung/TO, Vorlage Anwesenheitsliste, Post, Anträge und Sonstiges) und legt diesen im Büro oben ab; Anzahl der gedruckten Mehrausfertigungen für TO und Anträge liegt derzeit bei je vier Exemplaren, da die Inhalte – geschwärzt – mit dem Beamer an die Wand projiziert werden

Während der Sitzung

Redeleitung:

- Eröffnung, Leitung und Schließung der Sitzung; Handhabung der Ordnung und des

Hausrechts

- Beschlussfähigkeit feststellen (mindestens die Hälfte der Mitglieder und ordnungsgemäße

Ladung)

- GA der nächsten Sitzung bestimmen

- Protokoll der letzten Sitzung genehmigen

- Bei Beschluss der Tagesordnung Gäste begrüßen und ggf. Anträge vorziehen

Protokoll schreiben:

- Bitte unbedingt Vorlage aus Wiki oder Nextcloud verwenden!

- Anwesende Mitglieder und Gäste nur mit Vornamen sowie eindeutigem Hinweis auf die

Wahlliste bzw. zugehöriger Gruppe protokollieren

- Anwesende Gäste (Exekutivorgan, ggf. anwesende Antragsteller*innen, ggf. andere Gäste)

mit Vornamen, sofern möglich.

- Feststellung der Beschlussfähigkeit

- Wesentlicher Inhalt der Verhandlungen

- Alle behandelten Anträge, Stellungnahmen und Beschlüsse

- Bei Anträgen am Ende notieren, ob angenommen oder nicht: Abstimmungsergebnisse mit Vermerk der gezählten Stimmen nach Dafür, Dagegen und

Enthaltungen (bei einstimmigen Entscheidungen genügt der Hinweis "Einstimmig" bzw.

"Einstimmig bei X Enthaltungen") => WICHTIG: Bei Förderanträgen die exakte Bewilligungshöhe angeben, bei Abweichungen ggf. die Höhe einzelnen Posten!

- Ggf. Änderungsanträge im kompletten Wortlaut

Nach der Sitzung

Protokoll:

- Das vorläufige und in der Folgesitzung noch zu genehmigende Protokoll zeitnah über StuRa-Verteiler schicken und als Word- sowie als PDF-Datei auf Nextcloud abspeichern

- Den roten GA-Ordner nach Fertigstellung des Protokolls mit jeweils einem Exemplar der Sitzungsunterlagen samt Teilnehmerliste im Büro oben ablegen

- Das Büro druckt das dann später genehmigte Protokoll aus, welches vom GA unterschrieben werden muss, und archiviert dieses zusammen mit den anderen Unterlagen im Sitzungsordner der laufenden Legislatur

unterschrieben vermutlich in der Praxis schwierig - will wohl das RPA so

Nacharbeiten:

- Vom StuRa erteilte Aufgaben ausführen und/oder ggf. erteilte Aufgaben für die Angestellten an das Büro weiterleiten (bzw. im Protokoll konkret formulieren)

- Beschlüsse an Antragsteller weitergeben (insbesondere abgelehnten Antragsteller*innen mitteilen, warum Antrag abgelehnt wurde und ggf. bezüglich eines neuen geänderten Antrags beraten)

- Nach der nächsten Sitzung das Protokoll ggf. überarbeiten und das Büro darüber informieren bzw. bei keiner Veränderung das Protokoll von „vorläufig“ in „beschlossen“ umbenennen oder bei Änderungen neue, zusätzliche PDF des Protokolls mit „beschlossen“ abspeichern

- Das Genehmigte Protokoll der vorherigen Sitzung wird vom Büro auf der Homepage veröffentlicht 

- Vom Stura genehmigte Pressemitteilungen werden vom AK P&Ö über den Presseverteiler versendet

Alter Reader

Vor der Sitzung

Zur Sitzung einladen

  • bis spätestens 6 Werktage vor der Sitzung
  • per E-Mail an Mitglieder, auf Homepage und als Aushang
  • Inhalt: voraussichtliche Tagesordnung und Anträge als Anhang. (am besten Vorlage
  • verwenden)
  • Später kommende Anträge über Verteiler weiterleiten

Cloud

  • Neuen Ordner für die Sitzung erstellen
  • Einladung, Anträge und aktualisierte Tagesordnung speichern
  • Nach der Sitzung das Protokoll hinzufügen

E-Mail-Account

  • Unbearbeitete Mails lesen und beantworten; falls nicht möglich wieder als ungelesen markieren!
  • Auch die Unterordner „Anträge“ und „Presse“ beachten
  • Bei Unklarheiten an vorige GAs, AK Rätecafé oder Finanzreferat wenden.
  • Antragstellern, deren E-Mail nicht im Ordner „Anträge“ auftaucht, auf die E-Mail:
  • antraege@stura-tuebingen.de verweisen
  • Antragsteller, die Aufgrund der Förderrichtlinien eingeladen werden sollten, zur Sitzung einladen
  • Anträge auf grundsätzliche Förderbarkeit überprüfen - bei Unklarheit bei Finanz-AK oder Universität nachfragen - und ggf. Antragsteller*innen mitteilen, in welchen Punkten ein Antrag nicht möglich ist.
  • Anträge über Verteiler weiterleiten Tägliche Aufgabe!

Homepage

www.stura-tuebingen.de

  • Beitrag für nächste Sitzung erstellen:
    • in rechter Leiste unter „Kategorien“ Sitzung & Allgemeines anklicken, außerdem Beitragsbild auswählen!
    • Formatierung für Sitzungen beibehalten! (viele Beispiele auf der Homepage)
  • Sitzungs-Einladung hochladen

Zur Sitzung

Tagesordnung

  • Aktualisierte Tagesordnung mitsamt Anträgen dabei haben (nach Möglichkeit in mehrfacher Ausführung)

Redeleitung

  • Eröffnung, Leitung und Schließung der Sitzung; Handhabung der Ordnung und des Hausrechts
  • Beschlussfähigkeit feststellen (mindestens die Hälfte der Mitglieder und ordnungsgemäße Ladung)
  • GA der nächsten Sitzung bestimmen
  • Protokoll der letzten Sitzung genehmigen

Protokoll schreiben

  • Anwesende Mitglieder mit Vor- und Nachnamen sowie eindeutigem Hinweis auf die Wahlliste
  • Anwesende Gäste (Exekutivorgan, ggf. anwesende Antragsteller*innen, ggf. andere Gäste) mit Vornamen, sofern möglich.
  • Feststellung der Beschlussfähigkeit
  • Wesentlicher Inhalt der Verhandlungen
  • Alle behandelten Anträge, Stellungnahmen und Beschlüsse
  • Abstimmungsergebnisse mit Vermerk der gezählten Stimmen nach Dafür, Dagegen und Enthaltungen (bei einstimmigen Entscheidungen genügt der Hinweis "Einstimmig" bzw. "Einstimmig bei X Enthaltungen")
  • ggf. Änderungsanträge im kompletten Wortlaut

Nach der Sitzung

Protokoll

  • Über E-Mail-Verteiler schicken
  • In Dropbox abspeichern
  • Ausdrucken und unterschrieben im Büro abheften

Nacharbeiten

  • Vom Stura erteilte Aufgaben ausführen
  • Beschlüsse an Antragsteller weitergeben (insbesondere abgelehnten Antragsteller*innen mitteilen, warum Antrag abgelehnt wurde und ggf. beraten über einen neuen geänderten Antrag).
  • Genehmigtes Protokoll der vorherigen Sitzung auf Homepage veröffentlichen (im Beitrag zur jeweiligen Sitzung)
  • Vom Stura genehmigte Pressemitteilungen über E-Mail-Account an den Presseverteiler schicken