Clubhausfest Reader

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Noch in Bearbeitung, also nicht hieran orientieren sondern selber Sachen eintragen ;)

Der folgende Reader soll Fachschaften und anderen Hochschulgruppen helfen, ein Clubhausfest zu organisieren.

Vor dem Fest

Hauptverantwortliche

Mindestens zwei Hauptverantwortliche (HV) bestimmen. HVs unterschreiben Verträge, kümmern sich um das Geld und sind Ansprechpartner für die Hausmeister/Nachtwächter oder sonstige Menschen bei Problemen.

DJs und Bands, die Räteanlage und die GEMA

DJs und Bands muss man möglichst früh Buchen, ohne Musik kein Clubhausfest. Für Freigetränke haben sich Freundschaftsbändchen bewährt.

DJs

Mit DJs muss man abklären, von wann bis wann und wie sie auflegen. Bewährt haben sich ein (21 Uhr - 3 Uhr) oder zwei (21 Uhr - 24 Uhr und 0 Uhr - 3 Uhr) Schichten pro Saal. Die Ausstattung der Räte-Anlage findet man hier. Den meisten DJs genügt allerdings ein 3.5mm Klinkenstecker.

Manche DJs brauchen eine Tischlampe sowie eine Kiste um ihr Laptop ein wenig höher zu stellen.

Bands

Bands sind im Vergleich zu den meisten DJs etwas mehr Arbeit, können das Clubhausfest aber auch bereichern und individualisieren.

Mit Bands muss man folgendes absprechen

  • Auftrittszeit und Auftrittsdauer
  • Welches Equipment braucht die Band / besitzt die Band? Siehe auch Ausstattung der Räte-Anlage
  • Hat die Band jemand, der/die Mischt oder muss man das selbst übernehmen?

Außerdem ist es bei Bands sinnvoll, eine Person zu bestimmen, die sich um die Band kümmert, also beim Aufbau mithilft, zwischen Räteanlage und Band vermittelt und für genügend Getränke beim Auftritt sorgt.

Räteanlage

Zwei Wochen vor dem CHF die Anlage bei den Räten anmieten (Mail an raeteanlage@fsrvv.de). Dabei das benötigte Equipment (nur für DJs oder wenn Band genauere Beschreibung) mitteilen um Bestätigung bitten.

Die Anlage kostet 250€ Miete + 100€ Kaution.

GEMA

Genauere Infos dazu findet man bei der GEMA. Es gibt ein Online Formular, bei dem man sich vor dem Clubhausfest anmelden muss. Kostet ungefähr 60€

Räumlichkeiten anmieten, Ordnungsamt und Co.

Clubhaus anmieten

Macht man im Hausmeisterdienstleistungszentrum 1, Neue Aula (beim Haupteingang links, ganz bis zum Ende des Gangs), die Öffnungszeiten und Infos findet man hier. Dort erhält man einen Vertrag in den man den Veranstalter (das ist der, der die Haftpflichtversicherung abschließt) und einen HV einträgt.

Ordnungsamt

Außerdem erhält man eine Ordnerliste, in die sich alle Ordner eintragen, sowie einen Laufzettel fürs Ordnungsamt. Beim Ordnungsamt im Bürgeramt (Schmiedtorstraße 4, erster Stock, Öffnungszeiten: Mo, Mi, Do, Fr 7.30-12.30, Di 7.30-18.00) eine Unterschrift holen.

Versicherung

Haftpflichtversicherung: bei der KSK am Lustnauer Tor abschließen, kostet 107,10 €.

Abschließend

Mit allen ausgefüllten und unterschriebenen Zetteln am Tag des CHF (morgens zwischen 8:30 und 11) zur Hausverwaltung gehen, man bekommt dann den Schlüssel für das Clubhaus. Und man bekommt von einem Hausmeister eine Einweisung, was man beim CHF beachten muss.

Thema & Werbung

Thema

Ein ordentliches Clubhausfest hat ein cooles Motto! Also seid kreativ.

Flyer

Für die Mensen eignen sich Tischflyer. Die müssen in jeder Mensa einen Tag vor dem Flyern angemeldet werden, jeweils bis 11:15 ausgeteilt und bis 14:15 wieder eingesammelt sein. Auf allen Flyern muss ein ViSdP notiert sein. Auch schön ist, der Titel des Festes, die Uhrzeit, wann es losgeht, Specials (Happy Hour, Bowle, Sangria, …) DJs, evtl. Bands.

Sonstige Werbung

Ein Banner für das Clubhaus (und das Institut) malen und aufhängen.

Facebook Veranstaltung erstellen, zum Thema passende Dekorationen überlegen, …

Getränke

In Tübingen gibt es einige Getränkemärkte, die in einem Kühlwagen Getränke bis vor das Clubhaus liefern. Für diesen Kühlwagen bekommt man einen Schlüssel, den am besten einen/r der Hauptverantwortlichen an sich nimmt.

Mengen

60 Kisten Bier (0,3l.) -> z.B. Wulle

40 Kisten Bier (0,5l.) -> z.B. Das Echte

8 Kisten Sprudel (0,5l.)

8 Kisten Cola (0,5l/0,33l.)

15 Kästen Radler (0,33)

Schilder

Datei:Clubhausfest Preisliste Bierbar.odt

Datei:Clubhausfest Preisliste Bar.odt

Datei:Clubhausfest Schild bei Problemen.docx

Datei:Clubhausfest Schild any problems.docx

Datei:Clubhausfest Preisliste Gluehwein Sekt Brezeln.odt

Inspirationen von Fachschaften

https://www.fsi.uni-tuebingen.de/interna/howtos/clubhausfest-howto