Antrag StuRa Digitale Zusammenarbeit 2018

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Antrag: Arbeitsweise, Effizienz, Digitalisierung und Öffentlichkeitswirksamkeit des StuRas

Der Studierendenrat #5 möge dem Studierendenrat #6 folgende Empfehlungen zur Arbeitsweise geben. Die Empfehlungen können dabei auf Wunsch auch gerne einzeln abgestimmt werden.

Für eine gute Zusammenarbeit unter allen Studierenden hat der Studierendenrat eine breit aufgestellte Infrastruktur. Dazu gehören unter anderem:

  1. Die Homepage (stura-tuebingen.de)
  2. Ein Wiki (sturawiki.de)
  3. Eine Cloud (sturacloud.de)
  4. Einen Facebook-Account (@stura.tuebingen)
  5. verschiedenste Mailverteiler
  6. Informell: eine Whatsappgruppe
  7. einen Google Kalender

Diese Legislatur kam mit dem Wiki, der Cloud, dem Newsletter und weiteren Verteilern sowie dem Kalender einiges neues dazu. Im folgenden soll das Zusammenspiel zwischen den verschiedenen Diensten festgelegt werden.

1. Homepage

Die StuRa-Homepage ist unter stura-tuebingen.de erreichbar. Jedes Mitglied des Studierendenrats, sowie aktive in Arbeitskreisen, können über den AK P&Ö Änderungen auf der StuRa Homepage vorschlagen. Zudem können Arbeitskreise mit entsprechendem Protokoll das Büro beauftragen, entsprechende AK Inhalte auf der Homepage zu aktualisieren.

Zuständig für die Wartung der Homepage sowie das Zulassen von Beiträgen ist der AK P&Ö sowie der Studierendenrat.

Auf der Homepage finden sich Informationen über Arbeitskreise, aus dem Wiki eingebundene Sitzungseinladungen, aus dem Kalender eingebundene Termine, aktuelle Beiträge und News aus der VS, Kontaktadressen sowie die StuRa-Büroöffnungszeiten. Die Homepage ist damit besonders für StuRa-Externe relevant.

2. Wiki

Unter sturawiki.de erreicht man das Wiki der VS Tübingen. Hier findet ein Großteil der Zusammenarbeit sowie die Ergebnissicherung (z.b. Protokolle) statt. Alle Studis können sich einen Account anlegen. Benutzergruppen und zugehörige Rechte werden vom Büro verwaltet.

StuRa-Sitzungen

Sitzungseinladungen werden im Wiki auf der Seite https://sturawiki.de/wiki/Tagesordnung_der_nächsten_StuRa_Sitzung verfasst. Anträge für die kommende Sitzung werden (ggf. geschwärzt) im Wiki hochgeladen und in die Tagesordnung verlinkt. Die Tagesordnung wird über eine Erweiterung in die StuRa-Homepage eingebunden und ist damit stets aktuell für alle sichtbar.

StuRa-Sitzungsprotokolle werden ebenfalls im Wiki geschrieben und entstehen am einfachsten direkt aus der Tagesordnung. Sitzungsprotokolle werden vor Beschluss nur für StuRa Mitglieder freigegeben. Ist das Protokoll vom Studierendenrat angenommen, wird es in der Beschlussfassung zusätzlich als PDF gespeichert und so (am besten mit einer kurzen Zusammenfassung der Sitzung) auf der Homepage veröffentlicht.

Zuständig für das Erstellen der Tagesordnung sowie das Protokoll ist der GA, der vom Büro unterstützt wird. Der GA der vorherigen Sitzung aktualisiert die Tagesordnung zügig nach der Sitzung und streicht alle behandelten Themen. Er wird dabei ebenfalls vom Büro unterstützt.

Arbeitskreise

Arbeitskreisprotokolle werden im Wiki gespeichert. Wenn gewünscht, können AKs ähnlich wie StuRa-Sitzungen die Funktion von Tagesordnungen übernehmen, in die alle AK Mitglieder vor der Sitzung TOPs schreiben können. Die Tagesordnung kann anschließend in ein Protokoll exportiert werden. Vgl. https://sturawiki.de/wiki/AK_P%26Ö

Arbeitskreisprotokolle können auf Wunsch des AKs jeweils nur für StuRa-Mitglieder, nur für Studierende, nur für AK-Mitglieder oder für alle freigegeben werden.

sonstige Treffen

Sonstige Treffen werden bestenfalls ebenfalls im Wiki an passender Stelle gespeichert bzw. verlinkt.

Reader

GA-Reader und ähnliches werden im Wiki gespeichert. Informelle Reader entstehen dabei bestenfalls gemeinschaftlich.

Formelles kann vor Bearbeitung geschützt werden.

Das Wiki ist damit besonders für StuRa-Interne, und jene, die es werden wollen interessant.

3. Cloud

Für Dateien hat der Studierendenrat eine Cloud, erreichbar unter sturacloud.de. Hier können StuRa-Interne Dateien gespeichert und gesichert werden. Alle Mitglieder des Studierendenrats sowie aktive in Arbeitskreisen können einen Cloud-Account haben. Ordner und Dateien in der Cloud können Benutzergruppenspezifisch zugänglich, geteilt und veröffentlicht werden.

Besonders für das Personal ist die Cloud wichtig, aber auch z.B. für den AK Finanzen, oder den AK P&Ö, die oft gemeinsam an einer Datei arbeiten, die nicht nur aus Text besteht. Außerdem finden StuRa-Mitglieder in der Cloud die ungeschwärzten Anträge

Die Cloud ist damit nur für StuRa-Interne spannend und hat keine Relevanz für die Öffentlichkeitsarbeit.

4. Facebookaccount

Über den Facebookaccount @stura.tuebingen kommuniziert der StuRa regelmäßig über News aus dem StuRa. Alle Mitglieder des StuRas sowie aktive des Arbeitskreises P&Ö bekommen auf Wunsch Zugang zum Facebookaccount des Studierendenrats.

Posts

Für das Veröffentlichen von Posts, Kommentaren, Notizen u.ä. ist der Arbeitskreis P&Ö zuständig, der innerhalb seiner Kompetenz intern abklärt, was gepostet wird. Das geschieht entweder in beschlussfähigen StuRa- oder AK P&Ö-Sitzungen mit einfacher Mehrheit oder über Mailverteiler oder die PrÖ-Whatsappgruppe, über die die Beiträge mindestens drei Stunden vor der Veröffentlichung geschickt werden müssen. Hat ein Mitglied des AKs innerhalb der drei Stunden einen begründeten Einwand gegen den Post, wird der Post vorerst nicht gepostet und kann in einer beschlussfähigen StuRa oder P&Ö AK Sitzung beschlossen werden. 

Arbeitskreise dürfen über Neuigkeiten aus ihrem AK selbstständig auf Facebook posten. Hat kein AK Mitglied Zugang zu Facebook, wendet es sich dafür mit einem AK Protokoll an den AK P&Ö oder mit einem fertigen Postentwurf an das Büro.

Nachrichten

Für das beantworten von Nachrichten ist der GA zuständig, der vom StuRa-Büro unterstützt wird. AK bezogene Anfragen leitet das Büro oder der GA Datenschutzkonform an Aktive der jeweiligen Arbeitskreise weiter.

5. Mailverteiler

Der Studierendenrat besitzt mehrere Mailverteiler. Für die Öffentlichkeitsarbeit Relevant sind dabei der Arbeitskreiseverteiler (arbeitskreise@) sowie der Newsletter (newsletter@), die beide auf der Homepage abonniert werden können: https://www.stura-tuebingen.de/newsletter/.

Für die interne Kommunikation gibt es den stura@… Verteiler sowie die jeweiligen Arbeitskreise-Verteiler.

Newsletter@

Über den Newsletter-Verteiler verschickt der StuRa rund einmal im Monat Neuigkeiten aus der Tübinger und Landesweiten Studserendenvertretung. Für das Verfassen ist der AK P&Ö zuständig, das Versenden kann wenn vom AK gewünscht vom Büro übernommen werden. Arbeitskreise sollen Beiträge zum Newsletter beisteuern. Newsletter werden gemeinschaftlich im Wiki verfasst (und gespeichert) und der Text vor versenden an alle AK P&Ö-Aktive verschickt.

Auf dem Newsletter-Verteiler sind aktuell ungefähr 180 Abonnent*innen

Arbeitskreise@

Der Arbeitskreiseverteiler ist für alle, die im StuRa aktiv sind oder dort gerne aktiv wären. Hier kündigen Arbeitskreise, die sich nicht regelmäßig treffen aber für viele relevant sein könnten ihre nächsten Sitzungstermine sowie ihre Agenda an. Arbeitskreise, die Unterstützung brauchen, können über den Arbeitskreiseverteiler auch bei StuRa-Externen auf sich aufmerksam machen.

Auf dem Arbeitskreise-Verteiler sind aktuell ungefähr 30 Leute.

Interne Verteiler

zum Diskutieren:

Für Sitzungseinladungen könnte noch ein weiterer Verteiler eingerichtet werden um StuRa-Sitzungen öffentlicher zu bewerben. Der stura@-Verteiler könnte dann ausschließlich für wirklich internes verwendet werden.

Außerdem könnte man einen „Ältestenrat Verteiler“ einrichten, auf dem ehemalige Mitglieder (wenn gewünscht)  eingetragen werden könnten und bei historischen Fragen um Rat gefragt werden könnten.

6. Whatsappgruppe

Wenn der StuRa eine Whatsappgruppe hat, ist nach Konstituierung allen (insbesondere auch den neuen) Mitgliedern mitzuteilen, dass es eine Whatsappgruppe gibt. Alle Mitglieder, auch Stellvertreter*innen und weitere aktive können in die Whatsappgruppe.

7. Kalender

Um allen Aktiven möglichst einfachen Zugriff auf AK-, Sitzungs- und sonstige Termine zu geben, hat der StuRa mehrere abonnierbare Google-Kalender. Mehr Infos dazu findet ihr hier: https://www.stura-tuebingen.de/2018/04/unser-neuer-kalender/

Die Kalender StuRa Sitzungen, StuRa Arbeitskreise sowie StuRa Sonstiges werden in der Homepage in der Sidebar eingebunden. Zugriff auf den Kalender StuRa Sitzungen hat das Büro, das dort jeweils die nächste Sitzung sowie einen Link zur Tagesordnung im Wiki veröffentlicht. Auf den Arbeitskreise sowie den Sonstiges Kalender haben auf Wunsch alle StuRa Aktiven Schreiberechte und können dort AK Termine nach Absprache mit dem AK veröffentlichen.

Büro-Öffnungszeiten

Zudem gibt es noch einen Büro-Öffnungszeiten Kalender. Hier trägt das Büro veränderte Öffnungszeiten ein. Termine aus dem Büro-Öffnungszeiten Kalender werden anschließend automatisch unter https://www.stura-tuebingen.de/kontakt/ eingebunden. Zusätzlich werden geänderte Öffnungszeiten auch weiterhin vom Büro im Clubhaus aufgehängt und mit den Vorsitzenden der VS kommuniziert.